Diamo vita a un nuovo modo di gestione documenti e dei processi aziendali: è il nostro software web based di gestione documentale e workflow management
Lo abbiamo progettato e realizzato per supportare le aziende con soluzioni innovative per la gestione dei documenti e la dematerializzazione di tutti i processi documentali
DocLife ha un approccio modulare ed è facilmente integrabile: questo lo rende una vera e propria suite capace di soddisfare e di adattarsi alle esigenze documentali di qualsiasi settore o dipartimento aziendale.
Realizziamo progetti di digital transformation integrando perfettamente DocLife con gli altri strumenti e applicativi del sistema informativo aziendale, in modo da creare un’esperienza utente semplice e intuitiva. Trasformiamo il sistema documentale aziendale da un centro di costo a un motore di performance, integrando i flussi documentali con le attività principali e ottimizzando la gestione e l’archiviazione di ogni documento prodotto o ricevuto.
Lo abbiamo progettato e realizzato per supportare le aziende con soluzioni innovative per la gestione dei documenti e la dematerializzazione di tutti i processi documentali
I vantaggi di DocLife
Intuitivo
Con DocLife abbiamo dato vita a nuovo di utilizzo di un software documentale. L’interfaccia web based ha un design innovativo frutto di un accurato lavoro di user experience combinato con le più moderne tecnologie informatiche.
Archivio-centrico
Abbiamo semplificato l’accesso ai documenti e alle informazioni. L’approccio di DocLife è “archivio-centrico”: offre in qualsiasi sezione una visione complessiva della collocazione documentale e archivistica dei documenti, facilitando la comprensione del contesto.
Provider unico per la dematerializzazione
Una suite documentale che abbraccia una vasta gamma di servizi, tutti connessi, integrati e utilizzabili all’interno dell’interfaccia: fatturazione elettronica, sistema di firme, conservazione digitale, acquisizione intelligente e altro ancora.
Integrato
Abbiamo centralizzato tutte le integrazioni di cui hai bisogno: grazie alla sua libreria di API è integrabile con tutto l’ecosistema di software già presenti e in uso in azienda: ERP, CRM, PLM, PDM e tutti gli altri software verticali per funzione (HR, controllo di gestione, qualità, ecc.).
Sostenibile
Ti supportiamo nel percorso verso la sostenibilità, migliorando la valutazione della tua azienda nell’ambito del rating ESG. La tecnologia digitale permette di attuare nuovi modelli di gestione e consumo delle risorse ambientali da parte delle organizzazioni e allo stesso tempo può offrire soluzioni innovative per affrontare una transizione che vada verso la sostenibilità ambientale.
Principali funzionalità
Archivio Digitale
Flessibile, perché si adatta alle esigenze di archiviazione e gestione documentale, qualsiasi sia il contesto aziendale
Sicuro, perché grazie ad una gestione dei permessi estremamente capillare e puntuale permette di definire con pochi click l’accesso a cartelle e documenti per i vari utenti.
L’archivio digitale permette di organizzare tutti i documenti presenti nel sistema documentale, sia quelli provenienti da sistemi esterni sia quelli creati internamente. Ogni documento può essere visualizzato e consultato direttamente in DocLife grazie a un visualizzatore integrato: per ogni documento viene gestito il versionamento, con la garanzia di tracciare la storia del documento.
Workflow Management
Abbiamo un sistema di workflow management che trasforma in digitale tutti quei processi documentali aziendali ancora legati all’uso della carta o ad altri strumenti inefficienti e poco integrati.
I workflow personalizzabili supportano tutte le esigenze del business orientate alla dematerializzazione.
Il nostro sistema offre varie funzioni che semplificano le attività e riducono le tempistiche: esecuzione dei task all’interno di una specifica “to-do list”, email di notifica, esecuzione di task in automatico e in background, dashboard di controllo per monitorare lo stato di avanzamento di tutti i processi, sistema di reportistica per estrapolare tutti i dati significativi in ottica di business intelligence.
Alcuni esempi di processi ottimizati da DocLife: approvazione delle fatture passive, onboarding del dipendente, richiesta ferie e permessi, controllo delle procedure di qualità.
API
Disponiamo di una libreria di API (Web services rest) completa che lo rende un software altamente flessibile nell'implementazione di altre soluzioni, aperto a nuove partnership, interoperabile e integrabile con tutti gli altri software che compongono il sistema informativo aziendale come ERP, software di contabilità e controllo di gestione, CRM, software HR, PLM, PDM e tutti gli altri applicativi verticali dedicati a settori aziendali specifici.
Con la nostra libreria di API potrete gestire praticamente ogni caso d’uso. I flussi più comuni che gestiamo sono rappresentati dall’archiviazione automatica di documenti e metadati a partire da software esterni e l’esecuzione di workflow generati da sistemi esterni
Gestione degli account e delle categorie di utenti
La gestione dei profili utenti e dei gruppi permette di stabilire il sistema degli accessi alla documentazione e dei permessi funzionali, mediante autorizzazioni. La configurazione è personalizzabile e flessibile creando un organigramma oppure gruppi funzionali.
L’accesso ai documenti aziendali è un sistema sicuro, protetto e affidabile che azzera il rischio di errore e la perdita di informazioni.
La definizione di regole di archiviazione e ricerca dei documenti informatici abilita l’accesso in modo rapido, semplice e condiviso ai documenti aziendali.
Nella gestione degli utenti rientrano sia le logiche di sicurezza legate alla password policy, codifica e retention, sia le possibilità di configurazione dell’autenticazione tramite Active Directory o MFA.
Sistema di ricerca avanzato
Hai mai pensato che la ricerca dei documenti rappresenta una delle maggiori inefficienze presenti in aziende ancora poco digitalizzate?
Studi di settore stimano che in media una persona impiega il 30% del proprio tempo lavorativo settimanale a ricercare documenti non facilmente rintracciabili.
Con questo strumento ridurrai drasticamente il tempo dedicato alla ricerca delle informazioni di cui hai bisogno. Puoi effettuare la ricerca per tipologie di documenti o cartelle, ricerca per metadati, ricerca full-text basata sul contenuto, ecc.
Inoltre, grazie all’integrazione dell’intelligenza artificiale, DocLife dispone di modalità di ricerca che permettono di far trovare dal sistema le informazioni necessarie tramite criteri di natura semantica.
Puoi configurare l’interfaccia dei risultati di ricerca in relazione alla quantità di informazione che intendi consultare.
Collegamento con email e PEC Gestione email ordinaria e pec
DocLife può collegarsi a diversi canali di ingresso come email ordinarie e PEC.
La nostra suite ti permette di gestire l’archiviazione digitale della posta elettronica ordinaria e certificata e dei relativi documenti elettronici allegati, indipendentemente dal provider che utilizzi.
Nel caso in cui si tratti di canali di posta generici, quali info@, amministrazione@, puoi condividerli tra più utenti abilitati alla gestione dell’archiviazione.
Gestione del tagging
Abbiamo integrato la funzionalità che ti permette di classificare cartelle o documenti con specifici tag.
La classificazione attraverso il sistema di tagging integra e potenzia tutte le altre modalità presenti in DocLife utilizzate per identificare uno specifico contenuto.
Questo sistema risulta efficace sia come singola chiave di ricerca, sia se utilizzato in abbinamento alle altre tipologie di classificazione presenti in DocLife.
Il Tagging estende le potenzialità delle ricerche a diversi scenari quali le tipologie dei clienti o dei fornitori, oppure in base alla tipologia di commesso o progetto.
