Gestione vendite
Nel dipartimento Vendite, ogni interazione con i clienti genera una mole di documenti: offerte, contratti, email e molto altro. Abbiamo immaginato e realizzato un modo per semplificare e rendere più efficiente questa gestione, creando soluzioni che consentono di avere il pieno controllo su ogni scambio con i clienti, riducendo tempi e costi.
Con DocLife abbiamo progettato un sistema che permette di gestire l’intero ciclo dell’offerta commerciale, dalla creazione alla firma del contratto utilizzando le varie funzioni presenti nel software: tipologie cartelle, tipologie di documenti con template associati, workflow automatizzati, firma digitale e firma per utenti esterni, collegamento ai canali email.
Il punto di partenza è la creazione di un “Fascicolo cliente” nell’archivio digitale, grazie alle cartelle tipologiche. Questo template predefinito organizza tutte le informazioni e i documenti del cliente con una struttura chiara e metadati associati.
Il team venditori può creare offerte utilizzando template sempre aggiornati, modificandole con gli strumenti di modifica di DocLife e avviare internamente un workflow per un’approvazione formale.
Una volta completato il ciclo di approvazione, l’offerta può essere inviata al cliente direttamente dalla suite, richiedendone la firma tramite l’utility Firma per utenti esterni. Il documento, firmato digitalmente, potrà essere automaticamente archiviato nel fascicolo digitale.
Questo approccio può essere applicato anche alla gestione dei contratti e di qualsiasi altro documento scambiato con i clienti, mantenendo ogni fase del processo fluida e completamente digitale. Inoltre, grazie al collegamento con i canali di comunicazione, DocLife permette al dipartimento Vendite di archiviare tutta la corrispondenza clienti direttamente nei rispettivi fascicoli digitali di ogni cliente.
Stiamo semplificando il modo in cui il dipartimento Vendite gestisce documenti e processi, creando processi più strutturati, veloci e completamente digitali per ogni interazione con i clienti.
