Una corretta gestione delle PEC è un’attività spesso sottovalutata dalle aziende, finché non diventa una criticità difficile da sanare. Le principali problematiche che riscontriamo nel mercato derivano sia da una scarsa conoscenza degli aspetti legali relativi alla conservazione delle PEC, sia dalla mancanza di un approccio strategico per la gestione di tale strumento. 

Quindi è facile trovare aziende con numerose caselle PEC tutte in uso, con spazio saturo e dove i documenti vengono rintracciati solo dopo diverse ore a causa delle scarse modalità di ricerca offerte dall’interfaccia. A questo si aggiunge spesso la pratica ancora molto comune di stampare il messaggio PEC e i relativi allegati, senza la cognizione che il documento con valore legale è proprio quello digitale e non la copia cartacea (che, di fatto, è solo uno spreco di carta!).  

DocLife è anche un PEC manager

Proprio per risolvere queste criticità abbiamo dotato DocLife di specifiche funzionalità che lo rendono anche un sistema di PEC management, per gestire caselle PEC in maniera ottimizzata e riducendo i vari costi aziendali connessi. 

DocLife permette di configurare le caselle PEC aziendali scegliendo le cartelle da sincronizzare (generalmente la inbox e la posta inviata) e decidendo quali utenti del sistema possono avere accesso alla gestione del canale. A configurazione terminata nel cruscotto “Canali di ingresso” saranno presenti le PEC configurate e le relative cartelle e i messaggi inizieranno ad arrivare in DocLife. 

I messaggi presenti in DocLife potranno essere collocati all’interno dell’archivio digitale con varie modalità: 

• Collocazione manuale, scegliendo il punto esatto dell’archivio digitale di DocLife dove collocare la PEC 

• Collocazione automatica, mediante specifiche regole stabilite in fase di configurazione che possono prevedere automatismi che archiviano le PEC in punti specifici dell’archivio digitale, ricorrendo anche alle funzionalità offerta dall’intelligenza artificiale presente in DocLife. 

In seguito alla collocazione, DocLife crea automaticamente una cartella che ha come “titolo”  l’oggetto della PEC e come contenuto una sotto-cartella che contiene gli allegati, il file eml e il corpo del messaggio. Un ulteriore benefit dell’archiviazione PEC di DocLife è rappresentato dalla riconciliazione automatica di tutte le ricevute (accettazione e consegna) legate a ciascuna PEC. 

In questo modo DocLife permette di archiviare sia il messaggio, sia gli allegati della PEC, permettendo un’organizzazione efficiente e la riduzione dello spazio presente all’interno del client PEC aziendale. 

Ricerca delle PEC e degli allegati 

Con le funzionalità di ricerca avanzata sarà poi possibile ritrovare messaggi e allegati in pochi istanti, grazie a tutti i criteri (metadati) relativi al testo della PEC o agli allegati, evitando alle persone di perdere tempo usando il sistema di ricerca obsoleta offerto dal client PEC. 

Conservazione a norma in digitale delle PEC

Infine, tramite le funzionalità e lo specifico cruscotto di DocSafe, DocLife permette l’invio in conservazione delle PEC archiviate permettendo alle aziende di ottemperare agli obblighi normativi. Sì, perché le PEC sono a tutti gli effetti documenti informatici e, di conseguenza, vanno conservati in digitale e non stampati su carta. 

Con DocSafe, il modulo di conservazione a norma di DocLife, sarà possibile inviare in conservazione l’eml di ogni PEC, quel file che tecnicamente contiene al suo interno tutti gli elementi di una PEC: testo, allegati, ricevute.