DocLife può essere un valido timoniere (oppure un faro, se vi piace di più!) per guidare le aziende nell’implementazione delle migliori opportunità digitali per dematerializzare i processi di firma aziendali, sia interni, sia rivolti a soggetti esterni.    

Il quadro normativo

Il quadro normativo disciplina i due principali strumenti digitali per apporre firme valide e riconosciute legalmente: le firme elettroniche, i sigilli elettronici.

Le differenze tra firme elettroniche e sigilli elettronici sono essenzialmente due: 

1. Nel caso delle firme elettroniche, l’utilizzatore è il firmatario, ovvero “una persona fisica che crea una firma elettronica”; nel caso dei sigilli elettronicil’utilizzatore è il creatore di un sigillo, ovvero “una persona giuridica che crea un sigillo elettronico”.
2. Nel caso della firma, il soggetto firmatario li utilizzaper firmare mentre, nel caso del sigillo, il creatore del sigillo li utilizza per garantire l’origine e l’integrità dei dati costituenti il documento elettronico sottoscritto.

Nell’ordinamento italiano sono presenti quattro differenti tipologie di firme, realizzabili attraverso l’utilizzo di strumenti, soluzioni, metodologie e tecnologie informatiche. Alcune di queste, come la firma elettronica (FE), la firma elettronica avanzata (FEA) e la firma elettronica qualificata (FEQ), derivano direttamente dal diritto comunitario, mentre la firma digitale, è definita nel nostro Codice dell’Amministrazione Digitale. Il differente livello di sicurezza offerto dalle varie tipologie di firme incide sull’efficacia probatoria dei documenti informatici con esse sottoscritti, nonché sulla loro capacità di soddisfare il requisito della forma scritta.

Analogamente, esistono anche delle varianti del sigillo elettronico che può essere, rispettivamente, avanzato o qualificato, secondo uno schema che prevede un progressivo innalzamento dei requisiti di sicurezza intrinseci. Nello specifico, un sigillo elettronico qualificato è un sigillo elettronico avanzato che soddisfa dei requisiti aggiuntivi inerenti il dispositivo utilizzato per la sua creazione e il certificato su cui si basa.

Le soluzioni di DocLife per firmare e sigillare documenti

DocLife è il software di gestione documentale e workflow management del Gruppo Horsa dedicato alla gestione documentale e dematerializzazione dei processi aziendali.

DocLife offre vari moduli aggiuntivi che implementano le soluzioni corrispondenti alle diverse modalità di firma previste dalla legge: tali soluzioni permettono alle aziende di ottimizzare tutti i flussi documentali in termini di compliance alla normativa, contenimento dei costi e tracciabilità delle informazioni. 

Vediamo quali sono le varie possibilità offerte dai moduli di DocLife.

DocSignature è il modulo di DocLife che consente di apporre una firma digitale remota sui documenti, configurando in DocLife un certificato di firma digitale remota intestato ad una persona fisica. Docsignature permette di firmare digitalmente un documento all’interno di DocLife ricevendo un OTP sullo smartphone collegato. 

EasySign è il modulo di DocLife che permette la firma sui documenti da parte di soggetti esterni all’azienda, come clienti, fornitori, partner, ecc. con EasySign si utilizza una firma elettronica semplice (FES), rafforzata da un sigillo elettronico qualificato intestato all’azienda. Tramite EasySign l’utente può inviare ad un destinatario un documento finale, pronto per essere firmato; Una volta completata la firma il documento “tornerà” all’interno di DocLife, dove sarà sigillato mediante il sigillo elettronico qualificato intestato all’azienda.

SealedSign è il modulo di DocLife che permette una firma elettronica semplice combinata con un sigillo elettronico qualificato. Con Sealed Sign si utilizza quindi un sigillo elettronico qualificato intestato alla persona giuridica, cioè all’azienda. Questa tipologia di firma è utile quando non è possibile avere la presenza fisica del firmatario, che può apporre una firma semplice tramite un PIN associato alla propria utenza su DocLife.

Firma Semplice infine Non richiede strumenti certificati o regolamenti specifici, può essere utilizzata semplicemente accedendo a DocLife e permette di firmare i documenti in contesti dove non viene richiesto un livello di sicurezza elevato.

Ambiti di applicazione e casi d’uso

Le varie soluzioni di firma offerte da DocLife permettono di semplificare notevolmente l’operatività quotidiana in azienda, riducendo le inefficienze legate alla quantità di carta circolante, alla reperibilità delle informazioni, alla tracciabilità dei processi di firma e ai tempi di esecuzione, al controllo dei vari task e dei colli di bottiglia dei flussi. 

Alcuni esempi pratici di come le soluzioni di firma di DocLife possono essere utilizzati sono:  

• la gestione delle offerte, da parte del Reparto Vendite 

• la firma di documenti da parte del Rappresentante Legale 

• la firma per l’autorizzazione dei pagamenti, da parte del Reparto Amministrazione e Contabilità 

• la conferma d’ordine, da parte dell’Ufficio Acquisti. 

Questi sono solo alcuni esempi, ma è ovviamente possibile estendere l’utilizzo di tali soluzioni ad altri casi d’uso, sempre nell’ottica di massimizzare le opportunità che permettono di contenere i costi ed essere più competitive. 

Per ulteriori informazioni e approfondimenti puoi scaricare il nostro white paper dedicato alle soluzioni di firma.  

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