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Le funzionalità di intelligenza artificiale di DocLife
L’evoluzione delle tecnologie digitali e in particolare l’avvento dell’intelligenza artificiale (IA), sta cambiando e ridefinendo profondamente il modo in cui le aziende gestiscono molti dei propri processi operativi.
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In tale contesto in continua evoluzione, la gestione documentale rappresenta uno degli ambiti in cui l’adozione dell’intelligenza artificiale può generare i maggiori benefici, sia in termini di efficienza operativa, sia sotto il profilo della riduzione dei costi e della valorizzazione delle informazioni.
Sorge dunque una domanda legittima: l’intelligenza artificiale applicata ai documenti aziendali costituisce una moda passeggera oppure una risposta concreta e strutturale alle sfide attuali delle imprese?
Con DocLife, il software di gestione documentale e workflow management, abbiamo predisposto varie soluzioni basate sull’intelligenza artificiale che cercano di rispondere positivamente alle precedenti domande. Vediamo come.
Dall’analogico all’intelligenza documentale: le soluzioni AI di DocLife
L’avvento dell’intelligenza artificiale inizia a trasformare il modo in cui le organizzazioni gestiscono i propri documenti. Grazie all’integrazione di tecnologie come il machine learning, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e i sistemi intelligenti di classificazione, oggi è possibile automatizzare e ottimizzare molti processi legati alla documentazione aziendale.
È però necessario tradurre la teoria “da laboratorio” in prassi operativa quotidiana, affinché i presunti benefici possano veramente rivelarsi tali e garantire un futuro per le aziende sempre più “auto-magico”.
Con DocLife e il modulo DocAI l’uso dell’intelligenza artificiale permette di arrivare a veri e propri casi di “intelligenza documentale” nell’ottica di contenere ancora di più tutti i costi e i tempi che derivano dai processi documentali aziendali.
Tra i casi d’uso più versatili e utili per le aziende occorre sottolineare il riconoscimento di testi con l’estrazione di dati e la ricerca semantica. Vediamoli più nel dettaglio.
Estrazione dati da documenti strutturati
Con il riconoscimento dei testi DocLife permette di estrarre informazioni importanti da documenti che arrivano in azienda su supporto cartaceo o digitale.
Attraverso un workflow di archiviazione i documenti vengono processati dal motore di intelligenza artificiale per estrarre tutte quelle informazioni rilevanti (i metadati) ai fini della classificazione e dell’archiviazione automatica del documento. Questa soluzione si applica molto bene per la gestione del ciclo passivo, come ad esempio per l’archiviazione intelligente di DDT e fatture passive, ma anche per qualsiasi altra tipologia documentale che viene ricevuta molto spesso in azienda.
Ricerca semantica
Con la ricerca semantica, gli utenti possono interagire tramite chatbot e, utilizzando tecniche di NLP, l’intelligenza artificiale di DocLife può comprendere le query degli utenti in linguaggio naturale e fornire risultati di ricerca sui documenti molto più pertinenti. Questo tipo di ricerca rappresenta una vera e propria modalità innovativa per riuscire a trovare documenti correlati e relativi ad uno stesso “tema” in pochi istanti.
Altri usi dell’intelligenza artificiale
Altri casi d’uso che DocLife supporta per possono facilitare ancora di più tutte le operazioni documentali quotidiane svolte dai dipendenti di un’azienda sono:
- Workflow generativo: è possibile fornire al motore di intelligenza artificiale di DocLife le istruzioni e le specifiche per generare una bozza di workflow digitale da utilizzare nel sistema di workflow management presente all’interno del software. Ciò rappresenta un risparmio significativo in termini di tempo e risorse impiegate nella progettazione dei flussi di lavoro
- Riconoscimento dei contesti: l’IA può analizzare il contesto di un documento per fornire suggerimenti proattivi e relazioni con altri documenti simili, velocizzando l’accesso al patrimonio informativo aziendale. È quindi possibile estrarre informazioni chiave, identificare anomalie o tendenze, e supportare le decisioni aziendali con report intelligenti
- Classificazione automatica: gli algoritmi di machine learning possono analizzare e classificare automaticamente i documenti in base al loro contenuto (strutturato e destrutturato), riducendo il lavoro manuale e minimizzando gli errori da parte degli utenti
Conclusioni
Alla luce dei casi d’uso illustrati, appare evidente come l’intelligenza artificiale non debba essere interpretata come una tendenza passeggera, bensì come una risorsa imprescindibile per la competitività delle imprese.
Grazie all’integrazione dell’IA all’interno delle funzionalità core di DocLife, le aziende possono ottenere vantaggi significativi, come:
- Incrementare significativamente la propria efficienza operativa
- Contenere i costi legati alla gestione documentale
- Migliorare la precisione e la qualità dei dati
- Garantire una maggiore sicurezza e tracciabilità delle informazioni.
In un panorama economico caratterizzato da crescente complessità e dinamismo, l’adozione di soluzioni intelligenti rappresenta non solo un’opportunità di miglioramento, ma una vera e propria necessità strategica.
