Alcune aziende provano a digitalizzare le procedure tramite l’utilizzo di file server, database e altri tipi di file digitali (ad esempio file excle) per la raccolta e l’organizzazione delle informazioni; ma si tratta di esperimenti che fanno affidamento su strumenti non integrati e poco efficienti. 

Inoltre, il processo di gestione procurement non è basato solo su documenti, ma anche su iter e su scadenze; pertanto, occorre uno strumento che possieda tutte le funzionalità adatte a gestire complessivamente tutte le informazioni.  

Per rispondere a queste esigenze aziendali abbiamo dotato DocLife di DocHub, uno specifico modulo configurabile come Portale Fornitori.  

Dematerializzare il procurement aziendale  

Il portale fornitori DocHub di DocLife rappresenta una risorsa fondamentale per la digitalizzazione dei processi di procurement, offrendo numerosi vantaggi sia per le aziende, sia per gli stessi fornitori che si candidano come tali e che devono partecipare agli iter di accreditamento.  

Essendo una piattaforma completamente digitale, consente di automatizzare e semplificare le attività legate alla gestione dei fornitori: interviene sia nelle fasi di accreditamento, sia nella gestione ordinaria e, complessivamente, migliora l’efficienza e la trasparenza del processo di approvvigionamento. 

Come Portale Fornitori DocHub rappresenta uno strumento smart per evitare al personale dell’azienda di interagire con i fornitori via e-mail o via posta cartacea, ovvero attraverso strumenti non integrati e molto dispersivi in termini di reperibilità ed accesso all’informazione.    

DocHub può essere configurato come un portale fornitori versatile e adattabile alle necessità aziendali: 

• Può essere personalizzato a livello grafico in modo da coordinarsi perfettamente con la brand identity dell’azienda che lo adotta 

• Può curare l’intero processo di qualifica e accreditamento dei fornitori, permettendo ai fornitori di caricare documenti e informazioni e all’azienda di verificare costantemente lo stato di avanzamento di ogni fornitore tramite un cruscotto digitale e tramite checklist 

• Può curare la gestione di scadenze legate ai documenti caricati dai fornitori, tramite uno specifico sistema di allert e solleciti che facilita il lavoro quotidiano di tutte le persone coinvolte 

• Permette ai fornitori di caricare le offerte relative ai prodotti/servizi venduti e all’azienda di comunicare l’esito di una trattativa 

• Può fornire all’azienda strumenti di reportistica per la valutazione dei fornitori. 

I principali vantaggi del portale fornitori di DocLife 

I principali vantaggi offerti da DocHub configurato come Portale Fornitori sono: 

• Centralizzazione delle informazioni: tutti i dati relativi ai fornitori vengono raccolti in un’unica piattaforma, facilitando l’accesso e la gestione delle informazioni. Questo permette alle aziende di avere sempre a disposizione dati aggiornati e facilmente consultabili. 

• Automazione dei processi: il portale consente di automatizzare molte attività amministrative, come la gestione degli ordini, la verifica dei pagamenti e la gestione della documentazione fiscale e contrattuale. Questo riduce i margini di errore e ottimizza i tempi. 

• Comunicazione semplificata: fornitori e aziende possono comunicare in modo più rapido ed efficiente attraverso il portale, migliorando la gestione delle richieste, degli ordini e delle eventuali problematiche. 

• Monitoraggio delle performance: grazie agli strumenti di reporting, le aziende possono monitorare le performance dei fornitori in tempo reale, basandosi su indicatori chiave come i tempi di consegna, la qualità dei prodotti e la puntualità nei pagamenti. 

• Conformità e trasparenza: il portale assicura il rispetto delle normative di settore e facilita la gestione delle pratiche di compliance. Inoltre, rende il processo di procurement più trasparente, riducendo i rischi legati a pratiche non conformi. 

• Sostenibilità: la digitalizzazione aiuta anche a ridurre l’uso di carta, contribuendo a un impatto ambientale più contenuto e a una gestione più sostenibile delle risorse in ottica ESG. 

Conclusioni

In sintesi, il portale fornitori di DocLife non è solo uno strumento di gestione, ma un elemento cruciale per rendere il processo di approvvigionamento più agile, sicuro e strategico.  

Se la digitalizzazione del procurement è una priorità, DocLife offre la soluzione ideale per aziende che vogliono rimanere competitive e al passo con i tempi. 

SCOPRI DI PIÙ SCARICANDO L’INFOGRAFICA DEDICATA A DOCHUB