Gestione documentale digitale

Gestione documentale digitale, un mito da sfatare

Facciamo chiarezza: gestione documentale non vuol dire soltanto mettere ordine fra i documenti. Oggettivamente l’ordine è importante, ma dovrebbe essere la conseguenza, e non l’obiettivo, del nostro agire.
Partiamo dall’inizio.

La gestione documentale: cos’è?

Quanto spesso abbiamo cercato un contratto nella casella di posta?
O usato la messaggistica istantanea per approvare un pagamento?
E quante telefonate abbiamo fatto ai colleghi per avere informazioni su un cliente o un progetto?
A ben vedere quello che stavamo trattando erano informazioni, contenute in una casella di posta, in un software o in un documento sul pc di un collega.
Nella nostra quotidianità abbiamo sempre bisogno di informazioni, di dati per noi rilevanti: una mail, un pdf, un .xml, un .docx, un messaggio sul telefono.
Un contratto è la rappresentazione di un accordo vincolante stretto con uno stakeholder, una fattura è un impegno contabile conseguenza di un prodotto o servizio dato o ricevuto, e così via.
Il documento, quale contenitore di informazioni, esiste e ha senso solo all’interno di una attività professionale strutturata.
Quindi possiamo dire che qualunque attività segue un processo, una procedura.
Gestire le informazioni significa ripensare alle procedure tenendo conto delle tracce documentali che lasciano.
In questo modo il trattamento dei documenti sarà perfettamente integrato nel resto delle attività svolte, e la gestione documentale molto più semplice.
Pensiamo ad esempio alle prassi commerciali: il contratto è la traccia dell’accordo con i clienti, e quindi della negoziazione portata avanti. Non sarebbe tutto più semplice se il potenziale cliente avesse accesso alle bozze dell’accordo?
Se potesse commentarle in diretta evitando le catene di email con le differenti versioni del contratto?
E non sarebbe tutto più facile se si potesse firmare con un semplice OTP?
E se quel contratto fosse automaticamente inviato ai colleghi interessati e altrettanto automaticamente archiviato senza lavoro manuale?
Abbiamo dunque sfatato il mito: la gestione documentale non è mettere ordine, ma rivedere i processi di cui sono la conseguenza.
Nella pratica occorre concentrare l’attenzione su due temi fondamentali:

• come semplificare l’accesso e la condivisione della documentazione

• come gestire le operazioni sui documenti che coinvolgono più persone

Accesso e condivisione per la gestione documentale

Tutti i software che utilizziamo contengono informazioni, producono documenti a cui abbiamo semplice accesso.
La difficoltà maggiore risiede nella possibilità di avere una visione di insieme fra dati e documenti prodotti con applicativi diversi. È inoltre necessario strutturare la condivisione in modo che sia, oltre che affidabile e rispettosa della normativa, semplice e tracciabile.