La gestione manuale dei documenti legati all’entrata merci significa operazioni routinarie, a basso valore aggiunto e altamente inefficienti. Quando arriva una merce con relativo DDT passivo, l’addetto svolge solitamente le seguenti operazioni: 

• Verifica della corrispondenza tra merce e DDT ricevuti 

• Eventuale scannerizzazione del DDT per archiviarlo manualmente in una cartella del server aziendale 

• Inserimento manuale dei dati contenuti nel DDT nel gestionale 

• Archiviazione del DDT cartaceo in un faldone. 

 Le criticità legate a tale processo aumentano quanto i DDT giornalieri iniziano ad essere centinaia, poiché oltre alle ore passate ad effettuare data entry, la carta si accumula nell’archivio aziendale. E se un dipendente deve ricercare un DDT? Lo cerca nel server aziendale o nell’archivio cartaceo?   

A conferma di tale scenario, dati provenienti da studi di settore (di Adobe Workplace Study, Naviant Document Management Statistics, Foxit Research) testimoniano che le attività manuali per la gestione di un solo DDT passivo (ricezione, controllo, registrazione e archiviazione) sono svolte in media in 20’. 

La soluzione con Doclife

DocLife offre una soluzione completa per gestire in digitale l’intero processo dei DDT passivi; la soluzione può essere applicata anche ad altre tipologie documentali del ciclo passivo, come le fatture passive estere.  

Con le sue funzionalità DocLife si pone al centro del processo di gestione dell’entrata merci: 

• Archivio digitale: per l’archiviazione e organizzazione documentale dei DDT passivi 

• Collegamento con scanner ed e-mail: per recuperare le acquisizioni digitali dallo scanner e gli allegati direttamente dalle e-mail 

• DocAI: l’intelligenza artificiale di DocLife per l’estrazione dei dati dai DDT passivi 

• API: per l’integrazione automatizzata tra DocLife e l’ERP 

• Workflow management: per la gestione del flusso di lavoro all’interno di DocLife 

• Sistema di ricerca: per ricercare i DDT attraverso varie modalità: metadati, full text, ecc.  

Come funziona la soluzione di DocLife? 

La soluzione DocLife è facilmente e rapidamente implementabile, occorre solamente un’analisi iniziale del contesto operativo aziendale, finalizzata a identificare i principali layout dei DDT e e ci sono particolari formati da trattare rispetto al layout standard. 

La configurazione del modello di estrazione dati può essere fatta direttamente dal cliente, all’interno di un cruscotto user friendly dove può effettuare una prima analisi del DDT tramite intelligenza artificiale per poi “comunicare” all’AI in linguaggio naturale come deve gestire l’estrazione dati. E qui l’intelligenza artificiale inizia la fase di auto-apprendimento. 

Dopo la configurazione iniziale siamo pronti per l’avvio del processo: 

1. Tutto parte dalla ricezione dei DDT passivi: i DDT passivi vengono scansionati tramite scanner se arrivano su carta, oppure sono gestiti direttamente in digitale se arrivano via e-mail 
2. I DDT vengono processati da DocAI, il modulo di AI di DocLife, che si occupa di estrarre i dati sulla base dei layout. L’Intelligenza artificiale continua la fase di apprendimento  
3. In DocLife è presente uno specifico cruscotto dove il personale dell’azienda può revisionare e modificare i metadati estratti  
4. I DDT vengono archiviati in DocLife con i metadati estratti, per poter essere facilmente ricercati e consultati 
5. Il file JSON contenente i metadati del DDT viene inviato all’ERP per la pre-registrazione contabile del documento. 

Con il processo attivato sarà possibile eliminare tutte le operazioni manuali e routinarie effettuate dal personale dell’azienda. 

I benefici per le aziende 

I benefici sono apprezzabili e misurabili fin da subito: 

• Riduzione dei tempi di lavorazione per le varie fasi e dei costi totali del processo 

• Azzeramento della duplicazione di documenti e della perdita dei dati 

• Facile reperibilità di informazioni e documenti 

• Integrazione tra documentale (DocLife) e gestionale per il trasferimento dei dati 

• Archiviazione dei documenti in digitale senza mantenere il cartaceo 

• Compliance alla normativa di riferimento. 

Un esempio di ROI 

Anche il ROI dell’automazione del processo è facilmente misurabile.  

Sulla base dell’esperienza diretta con i nostri clienti abbiamo calcolato che per 50.000 DDT passivi all’anno, gestiti da tre persone, con l’introduzione di DocLife si può risparmiare circa 200.000 euro rispetto ad un costo del processo analogico di circa 300.000 euro. 

Numeri che fanno riflettere e che magari hanno suscitato il vostro interesse per approfondire la nostra soluzione. Richiedi una demo!