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Automazione del ciclo passivo: ridurre i costi con DocLife e l’AI
Documenti da gestire e costi da ridurre
In uno scenario economico sempre più competitivo, le aziende devono migliorare continuamente le proprie performance: massima efficienza, controllo accurato, e una drastica riduzione degli sprechi. In questo contesto, la gestione documentale digitale si presenta come un potente alleato strategico.
Ma in quale ambito può fare davvero la differenza?
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Uno dei processi aziendali che più incide su costi e risorse è il ciclo passivo — l’insieme delle attività legate all’acquisto di beni e servizi, dalla ricezione della fattura al pagamento. Una catena operativa che coinvolge una mole significativa di documenti, spesso gestiti in modo disomogeneo e manuale: fatture via e-mail, documenti cartacei, inserimenti ripetitivi, controlli disorganizzati tra reparti. Tutto questo rallenta le operazioni e mina la produttività.
La risposta? Automazione intelligente
Oggi, grazie a soluzioni come DocLife, la digitalizzazione del ciclo passivo diventa un obiettivo concreto e accessibile. DocLife è il software di Horsa per la gestione documentale e il workflow management, che integra le potenzialità dell’intelligenza artificiale (AI) per semplificare il lavoro amministrativo e trasformarlo in un processo strategico.
Cosa significa automatizzare il ciclo passivo?
Automatizzare il ciclo passivo significa digitalizzare e rendere più efficienti tutti i passaggi: dalla ricezione delle fatture e altri documenti (DDT, certificati, note di credito) fino alla loro registrazione contabile nel sistema ERP aziendale.
Con DocLife, tutto questo avviene in modo centralizzato, tracciabile e automatizzato. Ecco come funziona:
- Acquisizione automatica dei documenti, tramite canali integrati come scanner, e-mail o PEC.
- Lettura intelligente dei documenti grazie all’AI: DocLife interpreta i contenuti ed estrae i dati rilevanti (metadati).
- Verifica dei dati attraverso un’interfaccia intuitiva e user-friendly.
- Archiviazione automatica con metadati associati e possibilità di riconciliare i documenti tra loro o con dati già presenti.
- Integrazione con l’ERP: i dati vengono inviati automaticamente al gestionale per la registrazione contabile.
- Attivazione di workflow digitali (ad esempio, per l’approvazione delle fatture), con tracciamento continuo e senza interventi manuali superflui.
L’intelligenza artificiale: il vero game changer
L’AI integrata in DocLife rappresenta un salto di qualità nella gestione documentale. Le sue funzionalità principali includono:
- Riconoscimento automatico di diverse tipologie di documenti (fatture, DDT, note di credito).
- Estrazione intelligente dei dati, anche da layout non strutturati o complessi.
- Apprendimento continuo, che migliora progressivamente l’accuratezza del sistema.
- Rilevamento proattivo di anomalie e dati mancanti.
- Riconciliazione documentale facilitata, anche tra file diversi ma correlati.
Il risultato? Meno errori, meno attività manuali, più affidabilità e velocità nei processi amministrativi.
I vantaggi concreti per l’azienda
Adottare DocLife con intelligenza artificiale significa ottenere benefici immediati e misurabili:
- Riduzione dei costi operativi fino al 50%.
- Eliminazione degli errori di data entry.
- Velocizzazione dei tempi di approvazione delle fatture.
- Controllo totale e tracciabilità del processo.
- Collaborazione potenziata tra reparti (acquisti, amministrazione, contabilità).
Inoltre, l’automazione consente di liberare risorse preziose, che possono essere riallocate su attività strategiche ad alto valore aggiunto.
Conclusioni: un’opportunità per tutte le imprese
L’automazione del ciclo passivo non è più un privilegio riservato alle grandi aziende. Grazie a soluzioni scalabili e flessibili come DocLife, anche le PMI possono oggi trasformare un processo tradizionalmente oneroso in un vantaggio competitivo.
Implementare DocLife è semplice: non richiede lunghi tempi di avvio né la sostituzione dei software esistenti. Si integra facilmente con i principali ERP e si adatta ai flussi già presenti in azienda.
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