Gestione rifiuti
Le Public Utilities del settore della gestione rifiuti sono solitamente società partecipate dalla Pubblica Amministrazione che operano nel rispetto di normative nazionali e internazionali, rappresentando un elemento di equilibrio tra esigenze della società e rispetto dell’ambiente.
Di conseguenza le esigenze di gestione documentale sono significative e DocLife rappresenta un insieme di soluzioni particolarmente adatte per tali soggetti.
In primis la protocollazione: con DocLife e con il modulo di protocollazione a norma AgID, una public utilites può protocollare in entrata e uscita nel pieno rispetto della normativa e perseguendo obiettivi di efficienza operativa. Inoltre, DocLife permette di protocollare e smistare la documentazione ai vari uffici di competenza, facilitando l’archiviazione in digitale di fascicoli, email, PEC e relativi allegati.
In secondo luogo, la firma digitale: con il modulo di firma digitale remota, il management di una public utilites può firmare documenti digitali all’interno di DocLife, senza ricorrere a strumenti esterni o altri applicativi informatici.
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Infine i workflow digitali di DocLife possono essere configurati all’occorrenza per rispondere alle necessità di dematerializzazione delle numerose pratiche interne: creazione e approvazione di bandi di gara e procedure concorsuali, onboarding dei dipendenti, approvazione di determine e delibere, ecc.
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Mobilità urbana
Nel settore altamente dinamico della mobilità urbana, le public utility svolgono un ruolo essenziale nel garantire un flusso di trasporto affidabile e sicuro per la comunità.
Titolo di prova
L'adozione di tecnologie avanzate per la gestione documentale, la protocollazione in conformità con la legge, i workflow digitali e la conservazione a norma può comportare benefici significativi per queste organizzazioni.
DocLife rappresenta un asset fondamentale per la Public Utility che vuole perseguire obiettivi di digital transformation, poichè possiede funzionalità che coprono tutte le esigenze: gestione documentale, protocollazione, workflow management, conservazione digitale.
La transizione dalla gestione documentale basata su documenti cartacei a quella digitale comporta una rivoluzione nell'efficienza operativa di una public utility della mobilità urbana.
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La documentazione critica, come le licenze, i piani di servizio e i contratti di manutenzione, può essere facilmente archiviata, accessibile in tempo reale da parte dei dipendenti autorizzati e condivisa con i partner strategici. Questo conduce a tempi di risposta più rapidi, riduzione dei costi di archiviazione fisica e una maggiore agilità nell'adattamento alle esigenze in rapida evoluzione del settore.
La protocollazione è cruciale per garantire l’identificazione, la tracciabilità e la conformità legale dei documenti all'interno di una public utility della mobilità urbana. Grazie al sistema di protocollazione di DocLife, automatizzato e conforme alle direttive AgID, è possibile assegnare un identificativo univoco a ciascun documento, registrare le date e gli orari di ricezione e invio, e assicurare che tutte le comunicazioni siano smistate verso gli uffici di competenza.
Questa pratica non solo riduce il rischio di errori umani ma contribuisce anche a mantenere la trasparenza nei processi decisionali e a evitare potenziali sanzioni, garantendo l'accountability nell'operato delle public utility e fornendo un registro dettagliato di tutte le attività svolte.
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La conservazione a norma dei documenti è essenziale per garantire la sicurezza dei dati e la conformità a lungo termine. Le leggi e i regolamenti richiedono spesso la conservazione dei documenti per periodi specifici, e la gestione digitale consente di farlo in modo efficiente ed economico. Inoltre, la protezione dei dati sensibili è garantita attraverso l'adozione di misure di sicurezza avanzate.
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Titolo di prova
In conclusione, l'adozione di soluzioni avanzate di gestione documentale digitale, protocollazione a norma di legge, workflow digitali e conservazione a norma rappresenta un passo importante per migliorare l'efficienza operativa, la trasparenza, la conformità e la sostenibilità delle public utility della mobilità urbana.
Queste tecnologie permettono di rispondere in modo più rapido alle esigenze della comunità, ridurre i costi operativi e mantenere l'integrità dei dati, contribuendo così a un servizio di trasporto pubblico più affidabile ed efficiente.