Fondazioni
Il contesto delle Fondazioni Bancarie rappresenta un terreno estremamente fertile per introdurre best practices di gestione documentale digitale, sia a livello di archiviazione documentale, sia a livello di dematerializzazione di processi.
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La vita documentale quotidiana di una Fondazione è costituita infatti da pratiche, delibere, bandi di gara, documentazione relativa alla concessione di fondi, verbali del Consiglio di Amministrazione, documenti di programmazione economico-finanziaria, bilanci, ecc.
E molti sono anche gli strumenti che a vario titolo vengono impiegati per gestire documenti: dai tool per la registrazione di dati relativi a persone fisiche e giuridiche, fino a sistemi di protocollazione.
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In questo contesto DocLife può rappresentare un valore aggiunto, poiché grazie alle sue funzionalità permette la gestione dell’intera produzione e ricezione documentale di una Fondazione.
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Con il sistema di workflow management DocLife permette di trasformare in digitale tutti quei processi fatti di task e alert che ancora oggi sono gestiti su carta o su sistemi non interconnessi: l’approvazione di un verbale del CdA, l’approvazione del bilancio preventivo, l’approvazione del Documentazione di Programmazione Economica annuale.
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Infine, grazie alle funzionalità di configurazione di tipologie cartelle e classi documentali, al tagging evoluto sui contenuti e alla ricerca avanzata, DocLife può rappresentare un vero e proprio sistema di knowledge management in grado di fornire rapidamente l’accesso a tutti i dati di cui la Fondazione ha bisogno, sia riferiti al proprio personale, sia riferiti a stakeholder esterni.