Come gestire il cambiamento
Come gestire il cambiamento
Il passaggio dalla gestione documentale cartacea a quella digitale è un cambiamento decisivo per l’innovazione aziendale: si tratta di un’evoluzione culturale oltre che organizzativa. Tutto il personale sarà portato a gestire in modo diverso sia il proprio tempo di lavoro, sia le proprie operazioni quotidiane; inoltre c’è da fare i conti con l’utilizzo di un nuovo software e con il periodo di apprendimento che questo comporta.
Pianificare gli step
Per rendere questo processo il più fluido possibile, con un impatto minimo sugli altri processi aziendali, è necessario pianificare efficacemente gli step del progetto.
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Precisare necessità ed obiettivi: una definizione poco chiara o approssimativa delle reali necessità è spesso il principale fattore dell’insuccesso di qualunque cambiamento. È quindi necessario delineare fin da subito i processi documentali che si intendono automatizzare attraverso il software.
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Coinvolgere l’intero team per la comprensione dei processi di gestione documentale: è fondamentale coinvolgere, attraverso interviste o colloqui, il personale che quotidianamente è coinvolto nella creazione, nell’uso e nel trattamento dei documenti aziendali.
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Definire i nuovi processi di gestione documentale: dopo aver compreso qual è lo stato dell’arte, è necessario classificare i documenti che l’azienda produce, cogliendo i legami, i flussi e le relazioni tra i vari documenti. In questa fase è molto importante riflettere sulla natura di ogni processo e dei documenti coinvolti, non facendosi prendere la tentazione di affermare: “si è sempre fatto così”.
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Scegliere una buona soluzione di gestione documentale digitale: questa è una fase molto delicata, in cui si concretizza e si finalizza il processo sviluppato nelle fasi anteriori. Ci sono due possibilità: realizzare il prodotto internamente o affidarsi a esperti del settore che sapranno indicare la soluzione più adatta alle esigenze.
Coinvolgere il team aziendale
A questo punto i lettori più attenti avranno notato che i punti del processo presentati sono solo quattro, non cinque come promesso nel titolo. Il quinto punto non è nella lista perché non ha bisogno di essere raccontato, potremmo quasi darlo per scontato: la comunicazione.
Non dimenticate mai di coinvolgere e fare partecipi tutti i membri del vostro team nelle decisioni da adottare: esistono varie forme di interazione adattabili al contesto specifico e alle dimensioni dell’azienda (reti sociali, riunioni, bacheche, etc.), sceglietene una o più d’una e siate consapevoli che non potrete realizzare alcun cambiamento se non avrete prima ottenuto l’appoggio di chi vivrà questo cambiamento nella sua quotidianità.
La nostra soluzione
Grazie al know how in materia di document management possiamo fornire la consulenza necessaria per la realizzazione dei primi tre punti del progetto di digitalizzazione.
DocLife entra in gioco efficacemente al quarto punto, come software di gestione documentale pronto all’uso, e dopo la sua implementazione può supportarvi anche per il 5 punto, offrendo un sistema per la collaborazione e la comunicazione tra dipendenti.
